Użyczenie samochodu przez wspólnika spółce z o.o. - jak rozliczać?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może być użytkowany samochód stanowiący prywatną własność wspólnika. Z czym wiąże się użyczenie samochodu przez wspólnika spółce z o.o.? W jaki sposób przebiega ewidencja w księgach rachunkowych wydatków związanych z tym pojazdem?

Umowa użyczenia spółki ze wspólnikiem

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zawrzeć ze wspólnikiem umowę użyczenia, na mocy której prywatna własność wspólnika w postaci samochodu jest wykorzystywana na potrzeby spółki.

Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Tak stanowi art. 710 ustawy – Kodeks cywilny (kc). Jej kolejne zapisy wskazują m.in., że:

• jeżeli umowa nie określa sposobu używania rzeczy, biorący może rzeczy używać w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu,
• jeżeli umowa użyczenia została zawarta na czas nieoznaczony, użyczenie kończy się, gdy biorący uczynił z rzeczy użytek odpowiadający umowie albo gdy upłynął czas, w którym mógł ten użytek uczynić,
• po zakończeniu użyczenia biorący do używania obowiązany jest zwrócić użyczającemu rzecz w stanie niepogorszonym, jednakże biorący nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania.

Samochód będący prywatną własnością wspólnika spółki z o.o. użytkowany przez nią na podstawie umowy użyczenia nie jest kwalifikowany jako środek trwały. Pojazd może być jednak wprowadzony do ewidencji pozabilansowej przy wykorzystaniu konta 090 „Obce środki trwałe” na podstawie umowy użyczenia samochodu w następujący sposób:

• Wn konto 090 „Obce środki trwałe” (zapis jednostronny).

Jeżeli umowa użyczenia została zawarta na czas nieoznaczony, użyczenie kończy się, gdy biorący uczynił z rzeczy użytek odpowiadający umowie albo gdy upłynął czas, w którym mógł ten użytek uczynić.

Po zakończeniu umowy użyczenia samochód wprowadzony do ewidencji pozabilansowej powinien zostać wyksięgowany z tej ewidencji w następujący sposób:

• Ma konto 090 „Obce środki trwałe” (zapis jednostronny).

Odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z użyczonym pojazdem

Przyjmuje się, że spółka jest uprawniona do odliczenia podatku VAT (na zasadach określonych w ustawie o podatku od towarów i usług) od ponoszonych przez nią wydatków na paliwo i eksploatację pojazdu związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, pod warunkiem że spółka ma tytuł prawny do dysponowania samochodem. Takim tytułem prawnym jest w szczególności umowa użyczenia uregulowana przez prawodawcę w Kodeksie cywilnym. Trzeba przy tym mieć na uwadze, że odliczenie VAT od wydatków poniesionych przez spółkę na paliwo i eksploatację użyczonego jej prywatnego samochodu wspólnika, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki, jest możliwe na podstawie faktury VAT wystawionej na jej dane.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, poza pewnymi wyjątkami zawartymi w ustawie. Jeden z wyjątków dotyczy wydatków związanych z samochodami osobowymi.

Zgodnie z art. 86 ust. 4 ustawy o VAT pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Jeżeli powyższe warunki nie są spełnione, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane także do celów innych niż do działalności gospodarczej podatnika, czyli do celów mieszanych. Użyczony samochód osobowy, dla którego podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, jest więc uznawany za samochód wykorzystywany do celów mieszanych, przez co podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty VAT naliczonego od wydatków na paliwo i jego eksploatację.

Wydatki na paliwo i eksploatację prywatnego samochodu wspólnika użyczonego spółce z o.o.

Na mocy art. 713 kc biorący do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. Jeżeli poczynił inne wydatki lub nakłady na rzecz, stosuje się odpowiednio przepisy o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia. Wykorzystywanie w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością samochodu stanowiącego prywatną własność wspólnika na podstawie zawartej z nim umowy użyczenia pojazdu wiąże się z ponoszeniem przez spółkę różnego rodzaju wydatków na paliwo i eksploatację samochodu.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. 

Wydatki poniesione przez spółkę z o.o. w związku z użytkowaniem na podstawie umowy użyczenia samochodu wspólnika na potrzeby prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przed zaliczeniem tych wydatków do kosztów podatkowych należy jednak wziąć pod uwagę art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy.

Z pkt 4.1.1. objaśnień podatkowych z 9 kwietnia 2020 roku dot. wykorzystywania samochodu osobowego w prowadzonej działalności – zmiany w podatkach dochodowych od 2019 roku wynika, że art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT nie wskazuje jednoznacznie, iż jego brzmienie ma zastosowanie jedynie do samochodów osobowych stanowiących składniki majątku podatnika. Należy uznać, że ma zastosowanie do każdego samochodu osobowego używanego, czy to na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy, czy też każdej innej umowy cywilno-prawnej, w tym także samochodu będącego własnością członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca – używanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej.

Wydatki na paliwo i eksploatację prywatnego samochodu osobowego wspólnika wykorzystywanego przez spółkę z o.o. na cele firmowe zgodnie z zawartą ze wspólnikiem umową użyczenia są więc objęte limitem i podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w spółce wyłącznie do limitu w wysokości 75% tych wydatków. Odnosi się on do wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych.

Ewidencja w księgach rachunkowych wydatków eksploatacyjnych

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest czynnym podatnikiem VAT. Użyczenie jej samochodu osobowego przez wspólnika zostało zawarte na okres 1 roku na podstawie umowy użyczenia. Spółka ponosi wydatki na paliwo i jego eksploatację, nie prowadząc przy tym ewidencji przebiegu pojazdu. Zakupiła paliwo i otrzymała od kontrahenta fakturę VAT wystawioną na dane spółki. Na fakturze widnieją następujące kwoty:

• 500 zł netto,
• 115 zł VAT (stawka 23%),
• 615 zł brutto.

Czy spółka może odliczyć podatek VAT i zaliczyć wydatek na paliwo do kosztów uzyskania przychodów? W jaki sposób ująć fakturę na zakup paliwa w księgach rachunkowych spółki?

Spółka użytkuje samochód będący prywatną własnością wspólnika na podstawie umowy użyczenia, a więc ma tytuł prawny do dysponowania pojazdem. Jest to samochód osobowy, do którego spółka nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, jednocześnie faktura za paliwo dotyczy wydatków związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez spółkę i została wystawiona na jej dane. W konsekwencji ma ona prawo do:

1. odliczenia 50-procentowej stawki VAT wynikającej z faktury:
• 50% × 115 zł = 57,50 zł,
2. zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów 75% z kwoty stanowiącej sumę netto i niepodlegającej odliczeniu kwoty VAT:
• 75% × (500 zł + 57,50 zł) = 75% × 557,50 zł = 418,12 zł.

Pozostała kwota, czyli 139,38 zł nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w spółce z o.o.

Ewidencja w księgach rachunkowych przebiega następująco: 

• Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” – w analityce KUP (koszty uzyskania przychodów) kwota 418,12 zł,
• Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” – w analityce NKUP (wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów) kwota 139,38 zł,
• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – kwota 57,50 zł,
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” – kwota 615 zł.